Einrichtungs-Anleitung

Fonio einrichten: in sieben Schritten zum ersten Assistenten.

Diese Anleitung führt dich von der Registrierung bis zum ersten echten Anruf. Rechne mit etwa 30 Minuten für eine brauchbare erste Version. Du brauchst keine technischen Vorkenntnisse — aber einen Rechner, kein Handy.

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Kurz gefasst: Konto anlegen → Assistent erstellen → Stimme und Startnachricht setzen → Prompt schreiben → die häufigsten Fragen hinterlegen → Aktionen wie Mail-Zusammenfassung und Terminbuchung aktivieren → Rufnummer zuweisen und testen. Der Prompt ist der Teil, an dem du am längsten sitzt und der den größten Unterschied macht — eine Vorlage dafür steht weiter unten.

Was du vorher bereitlegen solltest

Die drei bis fünf Fragen, die bei euch am häufigsten am Telefon kommen — mit den Antworten, die ihr sonst gebt.
Öffnungs- bzw. Geschäftszeiten und was außerhalb davon passieren soll.
Eine Rufnummer, an die der Assistent im Zweifel weiterleitet.
Die Entscheidung, ob der Assistent eine neue Nummer bekommt oder eure bestehende umgeleitet wird.

Konto anlegen und Rabatt sichern

Zuerst das Konto — der Rabatt lässt sich später nicht nachtragen.

Über den Partnerlink registrieren. Der Rabatt wird dabei im Checkout vorgemerkt.
Wenn im Checkout kein Rabatt auftaucht: Ad-Blocker ist die häufigste Ursache. Dann den Code aus unserer Mail manuell eintragen.
Tarif nach Anrufaufkommen wählen. Faustregel: bis etwa 20 Anrufe am Tag Solo, darüber Team. Wenn Anrufe bei euch gleichzeitig reinkommen sollen, führt kein Weg an Team vorbei — Solo bedient einen Anruf nach dem anderen.

Die 30-Tage-Geld-zurück-Garantie läuft ab Abschluss. Es lohnt sich, den Assistenten in den ersten Tagen wirklich zu benutzen statt ihn nur einzurichten — sonst ist die Frist um, bevor du weißt, ob er trägt.

Assistenten anlegen

Ein Assistent ist eine Konfiguration: Stimme, Verhalten, Wissen und Aktionen an einem Ort.

Links im Menü auf „Assistenten" gehen und „Assistent erstellen" klicken.
Als Typ „Telefon-Assistent" wählen.
Einen internen Namen vergeben, der beschreibt, wofür er da ist — etwa „Empfang Tagschicht" oder „Bestellhotline Wochenende". Der Name ist nur für dich sichtbar, aber spätestens beim dritten Assistenten wirst du dankbar sein.

Lieber mehrere schmale Assistenten als einen, der alles kann. Ein Assistent für die Rezeption und einer für die Bestellhotline lassen sich getrennt verbessern, ohne dass du jedes Mal einen 40-Zeilen-Prompt anfasst.

Stimme, Sprache und Startnachricht

Der erste Eindruck entsteht in den ersten fünf Sekunden — und die kannst du komplett steuern.

Stimme auswählen: Seit Version 3.5 stehen über 70 zur Auswahl, und du kannst jede direkt anhören. Nimm dir die zwei Minuten und hör dir drei bis vier an, statt die erste zu nehmen.
Sprache auf „Deutsch (optimiert)" stellen, wenn der Großteil deiner Anrufer deutsch spricht. Fremdsprachige Anrufer erkennt der Assistent trotzdem und wechselt.
Startnachricht formulieren. Die Formel: Begrüßung + wer spricht + Einladung zu sprechen.

Drei Startnachrichten, die funktionieren

Praxis: „Guten Tag, Sie sind bei der Praxis Dr. Meier. Ich bin der digitale Assistent der Praxis und nehme Ihr Anliegen auf. Worum geht es?"
Handwerk: „Schönen guten Tag, hier ist der digitale Assistent von Elektro Kramer. Ich kann Termine aufnehmen und Fragen beantworten. Was kann ich für Sie tun?"
Kanzlei: „Guten Tag, Kanzlei Schuster und Partner, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Kanzlei. Ich nehme Ihr Anliegen auf und leite es weiter. Wie kann ich helfen?"

Wichtig: Die Startnachricht muss erkennbar machen, dass hier eine KI spricht — ab August 2026 ist das nach dem EU AI Act Pflicht. Und wenn du Gespräche aufzeichnen willst, muss die Ansage das zu Beginn nennen und die Einwilligung einholen (§ 201 StGB, DSGVO).

Der Prompt — das Gehirn des Assistenten

Hier entscheidet sich, ob der Assistent gut oder peinlich ist. Vier Blöcke reichen: wer du bist, was das Ziel ist, wie das Gespräch läuft, wo die Grenzen sind.

Über dich: Name des Assistenten, Rolle, Firma, was ihr anbietet.
Ziel des Gesprächs: Was soll am Ende passiert sein? Termin gebucht, Anliegen aufgenommen, Frage beantwortet, weitergeleitet.
Gesprächsablauf: die Schritte in der Reihenfolge, in der ihr sie am Telefon auch gehen würdet.
Grenzen: Worüber der Assistent nicht spricht und was er stattdessen tut. Der wichtigste Block — ohne ihn erfindet die KI im Zweifel etwas.

Prompt-Vorlage zum Anpassen

# Über dich
Du bist [Name], der digitale Telefonassistent von [Firma] in [Ort].
[Firma] bietet [Leistungen in einem Satz].
Du sprichst freundlich, knapp und in ganzen Sätzen. Keine Floskeln,
keine Verkaufssprache.

# Ziel des Gesprächs
Nimm das Anliegen des Anrufers vollständig auf und sorge dafür,
dass es bei der richtigen Stelle landet. Wenn ein Termin gewünscht
ist, buche ihn. Wenn du etwas nicht sicher weißt, sag das und
nimm eine Rückrufbitte auf.

# Gesprächsablauf
1. Begrüßen und fragen, worum es geht.
2. Anliegen zusammenfassen und bestätigen lassen
   ("Habe ich das richtig verstanden: …?").
3. Wenn es eine Frage aus der Wissensdatenbank ist: beantworten.
4. Wenn ein Termin gewünscht ist: freie Zeiten nennen und buchen.
5. Name und Rückrufnummer erfragen und wiederholen — Nummer
   ziffernweise vorlesen und bestätigen lassen.
6. Zusammenfassen, was als Nächstes passiert, und verabschieden.

# Grenzen
- Nenne niemals Preise, die nicht ausdrücklich hinterlegt sind.
- Mache keine Zusagen zu Terminen, Lieferzeiten oder Ergebnissen.
- Gib keine Auskünfte zu [heikles Thema der Branche].
- Bei Beschwerden, Notfällen oder wenn der Anrufer ausdrücklich
  einen Menschen möchte: sofort an [Rufnummer] weiterleiten.
- Wenn du etwas nicht weißt, sage: "Das kann ich Ihnen nicht
  sicher sagen — ich notiere es und ein Kollege meldet sich."

Schreib den Prompt so, wie du eine neue Aushilfe einweisen würdest, die klug ist, aber eure Firma nicht kennt. Alles, was du dieser Person sagen müsstest, gehört rein. Alles andere nicht.

Die häufigsten Fragen hinterlegen

Der Prompt regelt das Verhalten, die Wissensdatenbank die Inhalte. Beides zu vermischen macht den Prompt unlesbar.

„Wissensdatenbank" aktivieren.
Die drei bis fünf häufigsten Fragen mit Antworten eintragen — genau so formuliert, wie ihr sie am Telefon auch geben würdet.
Optional weitere Quellen hinterlegen: Unternehmensinformationen als Text oder PDFs.
Nach ein paar Tagen ins Postfach der unbeantworteten Fragen schauen. Was dort auftaucht, sind die Lücken — und die zu füllen bringt mehr als jeder weitere Prompt-Feinschliff.

Antworten kurz halten. Am Telefon ist ein Satz mit 40 Wörtern unzumutbar, egal wie gut die Stimme ist.

Aktionen: was nach dem Gespräch passiert

Ein Assistent, der Anrufe annimmt, aber nichts weitergibt, verlagert das Problem nur.

E-Mail-Zusammenfassung aktivieren und eine Adresse hinterlegen, die auch wirklich gelesen wird. Das ist die wichtigste Einstellung überhaupt.
Optional SMS-Benachrichtigung — sinnvoll, wenn jemand im Außendienst schnell reagieren soll.
Seit Version 3.5 lassen sich Zusammenfassungen auch per WhatsApp schicken.
Terminbuchung anbinden: Fonios eigener Terminplaner, Calendly oder Cal.com.
Weiterleitung festlegen: an einen Nutzer, an eine Rufnummer oder per SIP an die bestehende Anlage.

Prüf die Zusammenfassungs-Mail einmal an einem echten Gespräch. Wenn dort nicht drinsteht, was du brauchst, um zurückzurufen, fehlt im Prompt ein Schritt — meist das Erfragen der Rückrufnummer.

Rufnummer zuweisen und live gehen

Der letzte Schritt, und der einzige, bei dem etwas schiefgehen kann, das echte Anrufer merken.

Entweder über „Nummer zuweisen" eine neue Rufnummer vergeben, oder von der bestehenden Nummer weiterleiten.
Bei der Weiterleitung: bedingt (nur wenn besetzt oder nach X Sekunden) ist der sanftere Einstieg, absolut (immer) der konsequente.
Vor dem Livegang den „Testanruf" im Browser nutzen — mehrfach und mit den Fällen, die schiefgehen könnten.
Dann einen echten Anruf über die Weiterleitung machen. Der Browsertest prüft den Assistenten, nicht die Telefonie.

Fang mit einer bedingten Weiterleitung an: Der Assistent springt nur ein, wenn ihr nicht rangeht. So sammelt ihr echte Gespräche, ohne dass beim ersten Fehler gleich der Hauptkanal betroffen ist. Auf absolut umstellen, wenn die Zusammenfassungen sauber aussehen.

Danach

Die erste Woche entscheidet

Gespräche mitlesen

Lies die ersten zehn bis zwanzig Zusammenfassungen komplett. Nicht überfliegen — dort steht, wo der Prompt zu vage ist.

Eine Änderung pro Runde

Prompt anpassen, testen, wieder mitlesen. Wer fünf Dinge gleichzeitig ändert, weiß hinterher nicht, welche geholfen hat.

Grenzen nachschärfen

Fast jede unangenehme Antwort lässt sich mit einem zusätzlichen Satz im Block „Grenzen" abstellen. Das ist der Hebel mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.

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Code per E-Mail anfordern

Du bekommst deinen persönlichen :percent-%-Code und die Einrichtungs-Anleitung in einer Mail. Der Code steht bewusst nicht auf dieser Seite.

Kein Spam, keine Weitergabe an Dritte. Wir schicken zuerst eine Bestätigungsmail — erst nach deinem Klick geht der Code raus.

FAQ

Fragen zur Einrichtung

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Die Einrichtung läuft komplett über Formulare, es wird nichts programmiert. Der einzige Teil, der etwas Übung braucht, ist der Prompt — und dafür gibt es oben eine Vorlage.

Wie lange dauert es wirklich?

Ein erster funktionierender Assistent: etwa 30 Minuten. Ein Assistent, mit dem du wirklich zufrieden bist: eher zwei bis drei Runden über ein bis zwei Wochen, weil du erst an echten Gesprächen siehst, wo er danebenliegt.

Kann ich das am Handy einrichten?

Technisch ja, praktisch nein. Prompt schreiben und Wissensdatenbank füllen ist Tipparbeit — mach das am Rechner.

Was, wenn der Assistent etwas Falsches sagt?

Dann fehlt in aller Regel eine Grenze im Prompt. Ergänze einen Satz, der genau diesen Fall abdeckt („Zu Lieferzeiten machst du keine Zusagen, sondern nimmst eine Rückrufbitte auf"), und teste erneut. Deshalb ist die bedingte Weiterleitung am Anfang der sicherere Einstieg.

Kann ich mehrere Assistenten für verschiedene Nummern haben?

Ja, und das ist meistens die bessere Lösung als ein Alleskönner. Wie viele Nummern du parallel betreiben kannst, hängt vom Tarif ab.

Bekomme ich diese Anleitung auch per Mail?

Ja. Wenn du den Gutscheincode anforderst, schicken wir die Kurzfassung mit — inklusive der Prompt-Vorlage zum Kopieren.