Handleiding

Fonio instellen: in zeven stappen naar je eerste assistent.

Deze handleiding brengt je van registratie tot het eerste echte gesprek. Reken op ongeveer 30 minuten voor een bruikbare eerste versie. Technische voorkennis is niet nodig — maar gebruik een computer, geen telefoon.

Met korting registreren → Handleiding per e-mail

25+ talen Gelijktijdige gesprekken 24/7 en weekend AVG · EU-hosting

Kort samengevat: Account aanmaken → assistent aanmaken → stem en begroeting instellen → prompt schrijven → de meestgestelde vragen vastleggen → acties zoals e-mailsamenvatting en agendaboeking aanzetten → nummer toewijzen en testen. De prompt is het onderdeel waar je het langst mee bezig bent en dat het meeste verschil maakt — daarvoor staat hieronder een sjabloon.

Wat je vooraf klaarlegt

De drie tot vijf vragen die bij jullie het vaakst aan de telefoon komen — met de antwoorden die jullie normaal geven.
Openingstijden en wat er daarbuiten moet gebeuren.
Een nummer waar de assistent bij twijfel naar doorverbindt.
De keuze: krijgt de assistent een nieuw nummer, of schakel je je bestaande nummer door?

Account aanmaken en korting veiligstellen

Eerst het account — de korting is achteraf niet meer toe te voegen.

Registreer via de partnerlink. De korting staat dan klaar bij het afrekenen.
Staat er geen korting? Een adblocker is de meest voorkomende oorzaak. Vul dan de code uit onze mail handmatig in.
Kies het pakket op basis van je gespreksvolume. Vuistregel: tot ongeveer 20 gesprekken per dag Solo, daarboven Team. Moeten gesprekken gelijktijdig worden aangenomen, dan is Team het minimum — Solo bedient het ene gesprek na het andere.

De 30 dagen niet-goed-geld-terug loopt vanaf de afsluiting. Het loont om de assistent de eerste dagen echt te gebruiken in plaats van alleen in te richten — anders is de termijn om voordat je weet of hij het houdt.

Assistent aanmaken

Een assistent is een configuratie: stem, gedrag, kennis en acties op één plek.

Ga links in het menu naar „Assistenten" en klik op „Assistent erstellen".
Kies als type „Telefon-Assistent" (telefoonassistent).
Geef een interne naam die beschrijft waarvoor hij is — bijvoorbeeld „receptie dagdienst" of „bestellijn weekend". De naam is alleen voor jou zichtbaar, maar bij de derde assistent ben je er blij mee.

Liever meerdere smalle assistenten dan één die alles kan. Een receptie-assistent en een bestellijn-assistent verbeter je los van elkaar, zonder telkens een prompt van 40 regels aan te raken.

Stem, taal en begroeting

De eerste indruk ontstaat in de eerste vijf seconden — en die heb je volledig in de hand.

Kies een stem: sinds versie 3.5 zijn er meer dan 70, allemaal direct te beluisteren. Neem die twee minuten en luister er drie of vier in plaats van de eerste te nemen.
Zet de taal op die van de meeste bellers. Bellers in andere talen worden alsnog herkend en de assistent schakelt over.
Formuleer de begroeting. De formule: groet + wie er spreekt + uitnodiging om te vertellen.

Drie begroetingen die werken

Huisartsenpraktijk: „Goedemorgen, u belt met de praktijk van dokter De Vries. Ik ben de digitale assistent van de praktijk en noteer uw vraag. Waar gaat het om?"
Installatiebedrijf: „Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Installatiebedrijf Jansen. Ik kan afspraken noteren en vragen beantwoorden. Wat kan ik voor u doen?"
Advocatenkantoor: „Goedemorgen, kantoor Bakker en partners. U spreekt met de digitale assistent van het kantoor. Ik noteer uw vraag en geef die door. Waarmee kan ik u helpen?"

Belangrijk: de begroeting moet duidelijk maken dat er een AI spreekt — vanaf augustus 2026 is dat verplicht onder de EU AI Act. En wil je gesprekken opnemen, dan moet de melding dat aan het begin noemen en toestemming vragen.

De prompt — het brein van de assistent

Hier beslist zich of de assistent goed of gênant is. Vier blokken volstaan: wie je bent, wat het doel is, hoe het gesprek verloopt, waar de grenzen liggen.

Over jou: naam van de assistent, rol, bedrijf, wat jullie aanbieden.
Doel van het gesprek: wat moet er aan het eind gebeurd zijn? Afspraak geboekt, vraag genoteerd, vraag beantwoord, doorverbonden.
Gespreksverloop: de stappen in de volgorde waarin jullie ze aan de telefoon ook zouden nemen.
Grenzen: waar de assistent niet over praat en wat hij in plaats daarvan doet. Het belangrijkste blok — zonder dat verzint de AI bij twijfel iets.

Promptsjabloon om aan te passen

# Over jou
Je bent [naam], de digitale telefoonassistent van [bedrijf] in
[plaats]. [Bedrijf] biedt [diensten in één zin].
Je spreekt vriendelijk, beknopt en in hele zinnen. Geen
holle frasen, geen verkooptaal.

# Doel van het gesprek
Noteer de vraag van de beller volledig en zorg dat die op de
juiste plek terechtkomt. Wordt er een afspraak gewenst, boek
die dan. Weet je iets niet zeker, zeg dat en noteer een
terugbelverzoek.

# Gespreksverloop
1. Groeten en vragen waar het om gaat.
2. De vraag samenvatten en laten bevestigen
   ("Begrijp ik goed: …?").
3. Staat het antwoord in de kennisbank: beantwoorden.
4. Wordt een afspraak gewenst: vrije tijden noemen en boeken.
5. Naam en terugbelnummer vragen, het nummer cijfer voor
   cijfer herhalen en laten bevestigen.
6. Samenvatten wat er nu gebeurt en afsluiten.

# Grenzen
- Noem nooit prijzen die niet uitdrukkelijk zijn vastgelegd.
- Doe geen toezeggingen over data, levertijden of resultaten.
- Geef geen informatie over [gevoelig onderwerp in de branche].
- Bij klachten, spoed of als de beller uitdrukkelijk een mens
  wil: meteen doorverbinden naar [telefoonnummer].
- Weet je iets niet: "Dat kan ik u niet met zekerheid zeggen —
  ik noteer het en een collega neemt contact op."

Schrijf de prompt zoals je een nieuwe uitzendkracht zou inwerken die slim is maar jullie bedrijf niet kent. Alles wat je die persoon zou moeten vertellen, hoort erin. De rest niet.

De meestgestelde vragen vastleggen

De prompt regelt het gedrag, de kennisbank de inhoud. Die twee mengen maakt de prompt onleesbaar.

Zet „Wissensdatenbank" (kennisbank) aan.
Voer de drie tot vijf meestgestelde vragen met antwoorden in — precies zo geformuleerd als jullie ze aan de telefoon ook zouden geven.
Voeg eventueel meer bronnen toe: bedrijfsinformatie als tekst of pdf's.
Kijk na een paar dagen in het postvak met onbeantwoorde vragen. Wat daar staat zijn de gaten — en die vullen levert meer op dan verder sleutelen aan de prompt.

Houd antwoorden kort. Aan de telefoon is een zin van 40 woorden onredelijk, hoe goed de stem ook is.

Acties: wat er na het gesprek gebeurt

Een assistent die gesprekken aanneemt maar niets doorgeeft, verplaatst het probleem alleen.

Zet de e-mailsamenvatting aan naar een adres dat echt gelezen wordt. Dat is verreweg de belangrijkste instelling.
Eventueel sms-melding — handig als iemand buiten de deur snel moet reageren.
Sinds versie 3.5 kunnen samenvattingen ook via WhatsApp.
Koppel agendaboeking: de eigen planner van Fonio, Calendly of Cal.com.
Leg de doorverbinding vast: naar een gebruiker, een telefoonnummer of via SIP naar de bestaande centrale.

Controleer de samenvattingsmail aan één echt gesprek. Staat er niet in wat je nodig hebt om terug te bellen, dan mist er een stap in de prompt — meestal het vragen van het terugbelnummer.

Nummer toewijzen en live gaan

De laatste stap, en de enige waarbij een fout door echte bellers wordt gemerkt.

Wijs via „Nummer zuweisen" een nieuw nummer toe, of schakel door vanaf je bestaande nummer.
Bij doorschakelen: voorwaardelijk (alleen bij bezet of na X seconden) is de zachte start, onvoorwaardelijk (altijd) de resolute.
Gebruik voor de livegang de „Testanruf" in de browser — meerdere keren, en met de gevallen die mis kunnen gaan.
Bel daarna echt via de doorschakeling. De browsertest controleert de assistent, niet de telefonie.

Begin met een voorwaardelijke doorschakeling: de assistent springt alleen bij als er niet wordt opgenomen. Zo verzamel je echte gesprekken zonder dat de eerste fout meteen je hoofdkanaal raakt. Zet hem op onvoorwaardelijk zodra de samenvattingen er netjes uitzien.

Daarna

De eerste week is beslissend

Gesprekken meelezen

Lees de eerste tien tot twintig samenvattingen helemaal. Niet scannen — daar zie je waar de prompt te vaag is.

Eén wijziging per ronde

Prompt aanpassen, testen, weer meelezen. Wie vijf dingen tegelijk verandert, weet achteraf niet welke hielp.

Grenzen aanscherpen

Bijna elk ongemakkelijk antwoord is te verhelpen met één extra zin in het blok „Grenzen". Dat is de ingreep met de beste verhouding tussen moeite en effect.

Twee routes naar jouw 10 %

Meteen starten via onze partnerlink — de korting staat dan al klaar bij het afrekenen. Of laat de code met handleiding per e-mail sturen en beslis op je gemak.

Direct bij Fonio starten → Eerst de demo horen

30 dagen niet-goed-geld-terug · Met een actieve adblocker wordt de korting soms niet toegekend — neem dan de code per e-mail.

Code per e-mail aanvragen

Je krijgt je persoonlijke code van :percent % plus de handleiding in één e-mail. De code staat bewust niet op deze pagina.

Geen spam, niets doorgeven aan derden. We sturen eerst een bevestigingsmail — de code gaat pas na jouw klik de deur uit.

FAQ

Vragen over het instellen

Heb ik technische voorkennis nodig?

Nee. Het instellen gaat volledig via formulieren, er wordt niets geprogrammeerd. Het enige onderdeel dat wat oefening vraagt is de prompt — daarvoor staat hierboven een sjabloon.

Hoe lang duurt het echt?

Een eerste werkende assistent: ongeveer 30 minuten. Een assistent waar je echt tevreden over bent: eerder twee of drie rondes over een of twee weken, omdat je pas aan echte gesprekken ziet waar hij ernaast zit.

Kan ik dit op mijn telefoon instellen?

Technisch wel, praktisch niet. Prompt schrijven en kennisbank vullen is typewerk — doe dat op een computer.

Wat als de assistent iets verkeerds zegt?

Dan mist er meestal een grens in de prompt. Voeg één zin toe die precies dat geval afdekt en test opnieuw. Daarom is de voorwaardelijke doorschakeling in het begin de veiligere start.

Kan ik meerdere assistenten op verschillende nummers hebben?

Ja, en dat is meestal beter dan één alleskunner. Hoeveel nummers je parallel kunt draaien hangt van het pakket af.

Krijg ik deze handleiding ook per e-mail?

Ja. Vraag je de kortingscode aan, dan sturen we de korte versie mee — inclusief het promptsjabloon om te kopiëren.