Acht bis zehn Uhr: Die Leitung ist durchgehend belegt, am Empfang steht eine Schlange, und die MFA telefoniert. Beide Gruppen — am Telefon und im Wartezimmer — warten auf dieselbe Person.
Arztpraxis
KI-Telefonassistent für die Arztpraxis: Schluss mit dauerbesetzt.
Zwischen acht und zehn ist in fast jeder Praxis besetzt. Wer durchkommt, hat Glück; die anderen versuchen es später wieder oder gehen woanders hin. Gleichzeitig steht das Praxisteam am Empfang und telefoniert, statt sich um die Patienten vor Ort zu kümmern.
25+ Sprachen
Anrufe parallel
24/7 & Wochenende
DSGVO · EU-Hosting
Kurz gefasst: Der Assistent nimmt die Anrufe an, die sonst im Besetztzeichen enden: Terminwünsche, Rezept- und Überweisungsanfragen, Öffnungszeiten, Sprechstundenorganisation. Er entlastet den Vormittags-Peak und die Randzeiten. Zwingend ist ein sauber formulierter Notfall-Pfad und ein AVV nach Art. 28 DSGVO — bei Gesundheitsdaten gilt Art. 9, und die Schweigepflicht nach § 203 StGB bleibt beim Praxisinhaber.
Das Problem
Das gesamte Anrufaufkommen drängt sich in zwei Stunden
Praxen haben ein extrem konzentriertes Anrufaufkommen: Ein Großteil aller Anrufe kommt in zwei Stunden am Vormittag. Für diese Spitze kann man niemanden einstellen, und für die Randzeiten erst recht nicht.
Dieselbe Anfrage nach dem Folgerezept, dreimal am Tag, immer mit denselben Rückfragen. Fachlich trivial, zeitlich der größte Block.
Ein Patient will Freitagnachmittag einen Termin absagen. Er kommt nicht durch, sagt nicht ab — und der Termin am Montag verfällt ungenutzt.
Aufgaben
Was der Assistent übernimmt
Bewusst nur die organisatorischen Aufgaben. Alles Medizinische bleibt beim Team — das ist keine technische, sondern eine berufsrechtliche Grenze.
Terminwünsche aufnehmen
Anliegen, Wunschzeitraum, gesetzlich oder privat versichert, Neu- oder Bestandspatient. Mit angebundenem Kalender auch direkt buchen.
Absagen entgegennehmen
Der unterschätzte Punkt: Absagen außerhalb der Telefonzeiten bedeuten wiederverwendbare Termine statt Leerlauf.
Rezept- und Überweisungswünsche
Anfrage strukturiert aufnehmen und ans Team weitergeben — ohne inhaltliche Auskunft zum Medikament.
Organisatorische Standardfragen
Sprechzeiten, Urlaubsvertretung, mitzubringende Unterlagen, Parkmöglichkeiten, Barrierefreiheit.
Notfall-Weiche
Bei Notfallhinweisen sofort auf 112 bzw. den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 verweisen und weiterleiten.
Randzeiten abdecken
Mittagspause, nach Praxisschluss, an Brückentagen — die Zeiten, in denen sonst nur ein Anrufbeantworter läuft.
Ehrlich gesagt
Wo die Grenzen liegen
- Keine medizinische Auskunft, keine Einschätzung von Symptomen, keine Beratung zu Medikamenten. Das gehört ausdrücklich in den Block „Grenzen".
- Keine Befundmitteilung am Telefon — auch dann nicht, wenn der Anrufer sich als Patient identifiziert. Der Assistent kann eine Identität nicht sicher prüfen.
- Notfälle darf der Assistent nicht einschätzen. Er verweist und leitet weiter, mehr nicht. Eine Triage durch eine KI ist weder erlaubt noch verantwortbar.
- Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Nimm nur auf, was für die Organisation nötig ist — für einen Terminwunsch braucht niemand eine Diagnose.
Wir verkaufen hier nichts, was nicht funktioniert. Diese Punkte gehören wörtlich in den Prompt-Block „Grenzen" — sonst erfindet die KI im Zweifel etwas.
Zum Kopieren
Prompt-Vorlage für diese Branche
Kopieren, eckige Klammern ersetzen, in Fonio unter „Prompt" einfügen. Der Block „Grenzen" ist der wichtigste — kürze ihn nicht weg.
# Über dich
Du bist der digitale Telefonassistent der Praxis [Name] in
[Ort], Fachrichtung [Fach]. Du bist ausschließlich für
organisatorische Anliegen zuständig. Du sprichst ruhig,
geduldig und siezt konsequent.
# Ziel des Gesprächs
Nimm organisatorische Anliegen auf — Terminwunsch, Absage,
Rezeptwunsch, Frage zu Sprechzeiten — und leite sie ans
Praxisteam weiter. Erkenne Notfallhinweise sofort.
# Gesprächsablauf
1. Begrüßen, klar sagen, dass ein digitaler Assistent spricht.
2. Zuerst prüfen: Deutet etwas auf einen Notfall hin
(Brustschmerz, Atemnot, starke Blutung, Bewusstlosigkeit,
Verdacht auf Schlaganfall)? Wenn ja, sofort sagen:
"Bitte legen Sie auf und wählen Sie die 112."
Danach Gespräch beenden.
3. Sonst: Anliegen erfragen und einordnen (Termin, Absage,
Rezept, Überweisung, allgemeine Frage).
4. Name und Geburtsdatum erfragen.
5. Rückrufnummer erfragen und ziffernweise bestätigen lassen.
6. Anliegen zusammenfassen und bestätigen lassen.
7. Sagen, dass sich die Praxis meldet, und verabschieden.
# Grenzen
- Du gibst keine medizinischen Auskünfte, keine Einschätzung
von Beschwerden und keine Empfehlungen zu Medikamenten.
- Du nennst keine Befunde und keine Laborwerte, unabhängig
davon, wer danach fragt.
- Du fragst nicht nach Diagnosen oder Beschwerdebildern.
Für einen Termin genügt: "Kontrolle", "akut", "Vorsorge".
- Bei Unsicherheit oder wenn der Anrufer einen Menschen
möchte: an [Rufnummer] weiterleiten.
- Sage niemals, dass etwas "nicht schlimm" oder "nicht
dringend" ist.Recht & Datenschutz
Was in dieser Branche zusätzlich gilt
Praxen unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB, und Gesundheitsdaten sind besondere personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 mit dem Anbieter ist Pflicht, EU-Hosting die Mindestanforderung. Praktisch bedeutet das: so wenig Daten wie möglich aufnehmen, keine Diagnosen erfragen, und die Datenschutzhinweise der Praxis um die telefonische Verarbeitung ergänzen. Die Verantwortung dafür bleibt beim Praxisinhaber — das nimmt einem kein Anbieter ab.
In zwei Minuten
Hör deinen eigenen Assistenten, bevor du irgendwas zahlst
Du gibst deine Website-Adresse ein, Fonio liest sie aus und baut daraus einen Assistenten, der deine Leistungen kennt. Danach rufst du ihn an und hörst, wie er mit deinen Kunden sprechen würde. Kein Konto, keine Kreditkarte.
- 01 Website-Adresse eingeben
- 02 Fonio baut den Assistenten daraus
- 03 Anrufen und zuhören
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FAQ
Häufige Fragen
Darf eine KI in einer Arztpraxis überhaupt ans Telefon?
Für organisatorische Anliegen ja, unter den üblichen Bedingungen: AVV nach Art. 28 DSGVO, EU-Verarbeitung, angepasste Datenschutzhinweise und ein klarer Hinweis, dass ein digitaler Assistent spricht. Medizinische Auskünfte und Befundmitteilungen gehören nicht dazu und müssen im Prompt ausgeschlossen werden.
Was passiert bei einem Notfall?
Der Assistent schätzt nichts ein. Er erkennt die im Prompt aufgezählten Notfallhinweise, verweist unmissverständlich auf die 112 und beendet das Gespräch bzw. leitet weiter. Diese Weiche gehört an den Anfang des Gesprächsablaufs, vor jede andere Abfrage.
Nimmt uns das Arbeit ab oder erzeugt es Nacharbeit?
Beides — die Frage ist das Verhältnis. Terminabsagen und Standardfragen sind echte Entlastung. Rezeptwünsche kommen als Liste statt als Einzelanrufe, was den Tag planbarer macht. Rechne aber in den ersten Wochen mit Zeit für das Nachschärfen des Prompts.
Was ist mit älteren Patienten?
Die Erfahrung ist gemischter, als man denkt: Entscheidend ist weniger das Alter als die Geduld des Assistenten. Sinnvoll ist ein Satz im Prompt, der bei Verständnisproblemen zügig an einen Menschen weiterleitet, statt es ein drittes Mal zu erklären.