Die Heizung im Objekt fällt aus. Das Büro schließt gerade, die Meldung landet auf dem Anrufbeantworter — und wird Montag früh entdeckt, nach einem kalten Wochenende und zwölf weiteren Anrufen.
Hausverwaltung
KI-Telefonassistent für die Hausverwaltung: Störungen strukturiert aufgenommen.
Hausverwaltungen haben ein Anrufaufkommen, das niemand plant: Heizung aus, Wasser im Keller, Aufzug steht, Nachbarschaftsstreit. Vieles davon ist Routine, manches ist dringend — und der Unterschied entscheidet sich in den ersten dreißig Sekunden des Gesprächs.
25+ Sprachen
Anrufe parallel
24/7 & Wochenende
DSGVO · EU-Hosting
Kurz gefasst: Der Assistent nimmt Störungsmeldungen vollständig auf: Objekt, Wohnung, Art der Störung, seit wann, Erreichbarkeit. Er trennt Notfall von Routine anhand einer im Prompt definierten Liste und leitet Notfälle sofort an den Bereitschaftsdienst. Alles andere kommt als strukturierte Meldung ins Postfach — statt als Zettel mit halber Adresse. Besonders wirksam an Wochenenden und in den Randzeiten.
Das Problem
Nicht die Menge ist das Problem, sondern die Vollständigkeit
Das Problem ist selten die Menge, sondern die Verteilung und die Qualität der Aufnahme. Ein Anruf, bei dem Objekt oder Wohnungsnummer fehlt, erzeugt zwei weitere Anrufe.
„Bei uns tropft es." Kein Objekt, keine Wohnungsnummer, keine Rückrufnummer. Die Rekonstruktion kostet mehr Zeit als die Reparatur.
Für den Anrufer ist jede Störung ein Notfall. Ohne strukturierte Abfrage lässt sich am Telefon kaum trennen, was wirklich in die Bereitschaft gehört.
Aufgaben
Was der Assistent übernimmt
Der Wert liegt hier weniger in der Erreichbarkeit als in der Vollständigkeit: Eine sauber aufgenommene Meldung spart den Rückruf, der sonst immer nötig ist.
Störungsmeldung strukturiert aufnehmen
Objekt, Wohnung, Art der Störung, seit wann, Erreichbarkeit für den Handwerker — jedes Mal in derselben Reihenfolge.
Notfall-Weiche
Wasserschaden, Heizungsausfall in der Heizperiode, Gasgeruch, Personen im Aufzug: sofort an die Bereitschaft. Der Rest wartet bis zum nächsten Werktag.
Standardfragen der Mieter
Wann kommt die Nebenkostenabrechnung? Wie melde ich einen Zählerstand? Wer ist der Ansprechpartner? Immer dieselben Fragen, immer dieselben Antworten.
Handwerker-Terminierung vorbereiten
Erreichbarkeitsfenster des Mieters gleich mit aufnehmen — das ist der Punkt, an dem sonst die meisten Termine scheitern.
Eigentümeranrufe erkennen
WEG-Eigentümer und Beiräte haben andere Anliegen als Mieter und werden getrennt behandelt.
Wochenende und Randzeiten
Genau dann treten Störungen auf und genau dann ist das Büro zu.
Ehrlich gesagt
Wo die Grenzen liegen
- Keine Aussagen zu Mietminderung, Kostenübernahme oder Verantwortlichkeit. Das ist Rechtsberatung und führt in der Hausverwaltung besonders schnell zu Ärger.
- Keine Terminzusagen für Handwerker ohne angebundenen Kalender — der Handwerker bestimmt den Termin, nicht der Assistent.
- Keine Auskünfte zu Nachbarn, anderen Mietern oder deren Verhalten. Datenschutz gilt auch innerhalb eines Hauses.
- Bei Konflikten zwischen Mietern hat der Assistent nichts zu vermitteln — er nimmt auf und leitet weiter.
Wir verkaufen hier nichts, was nicht funktioniert. Diese Punkte gehören wörtlich in den Prompt-Block „Grenzen" — sonst erfindet die KI im Zweifel etwas.
Zum Kopieren
Prompt-Vorlage für diese Branche
Kopieren, eckige Klammern ersetzen, in Fonio unter „Prompt" einfügen. Der Block „Grenzen" ist der wichtigste — kürze ihn nicht weg.
# Über dich
Du bist der digitale Telefonassistent der Hausverwaltung
[Name] in [Ort]. Du sprichst ruhig, sachlich und siezt.
Du bist für die Aufnahme von Meldungen zuständig, nicht für
deren Bewertung.
# Ziel des Gesprächs
Nimm Störungsmeldungen so vollständig auf, dass ohne Rückfrage
ein Handwerker beauftragt werden kann. Erkenne Notfälle und
leite sie sofort weiter.
# Gesprächsablauf
1. Begrüßen und fragen, worum es geht.
2. Zuerst prüfen: Notfall? Dazu zählen Wasserschaden,
Gasgeruch, kompletter Heizungsausfall zwischen Oktober und
April, Stromausfall im ganzen Haus, eingeschlossene Person
im Aufzug. Wenn ja: sofort an [Bereitschaftsnummer]
weiterleiten.
3. Sonst: Objekt erfragen (Straße, Hausnummer, Ort).
4. Wohnung erfragen (Etage, Lage oder Name am Klingelschild).
5. Art der Störung beschreiben lassen und zusammenfassen.
6. Seit wann besteht die Störung?
7. Name und Rückrufnummer erfassen, Nummer ziffernweise
bestätigen lassen.
8. Wann ist der Mieter für einen Handwerker erreichbar?
9. Zusammenfassen und sagen, dass die Verwaltung sich am
nächsten Werktag meldet.
# Grenzen
- Du sagst nichts zu Mietminderung, Kostenübernahme oder der
Frage, wer für einen Schaden verantwortlich ist.
- Du gibst keine Auskünfte über andere Mieter oder Nachbarn.
- Du sagst keine Handwerkertermine verbindlich zu.
- Bei Streit zwischen Mietern: aufnehmen, nicht vermitteln,
an [Rufnummer] weiterleiten.
- Bei Gasgeruch: "Bitte verlassen Sie das Gebäude, öffnen Sie
keine Fenster mit elektrischen Schaltern und rufen Sie den
Notruf 112 sowie den Gasnotdienst." Dann Gespräch beenden.Recht & Datenschutz
Was in dieser Branche zusätzlich gilt
Mieterdaten sind personenbezogene Daten, und die Verwaltung ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO — der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ist Pflicht. Praktisch wichtig: Auskünfte über andere Mieter sind auch dann unzulässig, wenn der Anrufer im selben Haus wohnt. Diese Grenze gehört wörtlich in den Prompt, weil sie im Gespräch sonst zwangsläufig gerissen wird.
In zwei Minuten
Hör deinen eigenen Assistenten, bevor du irgendwas zahlst
Du gibst deine Website-Adresse ein, Fonio liest sie aus und baut daraus einen Assistenten, der deine Leistungen kennt. Danach rufst du ihn an und hörst, wie er mit deinen Kunden sprechen würde. Kein Konto, keine Kreditkarte.
- 01 Website-Adresse eingeben
- 02 Fonio baut den Assistenten daraus
- 03 Anrufen und zuhören
Zwei Wege zu deinen 10 %
Direkt über unseren Partnerlink starten — der Rabatt wird im Checkout vorgemerkt. Oder du lässt dir den Code samt Anleitung per Mail schicken und entscheidest in Ruhe.
30 Tage Geld-zurück-Garantie · Bei aktivem Ad-Blocker wird der Rabatt manchmal nicht zugeordnet — dann lieber den Code per Mail nehmen.
Code per E-Mail anfordern
Du bekommst deinen persönlichen :percent-%-Code und die Einrichtungs-Anleitung in einer Mail. Der Code steht bewusst nicht auf dieser Seite.
Kein Spam, keine Weitergabe an Dritte. Wir schicken zuerst eine Bestätigungsmail — erst nach deinem Klick geht der Code raus.
FAQ
Häufige Fragen
Wie unterscheidet der Assistent Notfall und Routine?
Nur anhand der Liste, die du im Prompt definierst — er entscheidet nichts eigenständig. Deshalb sollte die Liste konkret sein („kompletter Heizungsausfall zwischen Oktober und April") statt allgemein („Heizungsprobleme").
Was bringt das am Wochenende?
Am meisten. Störungen treten am Wochenende genauso auf wie werktags, nur ist das Büro zu. Statt einer Bandansage bekommt der Mieter eine vollständige Aufnahme, und die Bereitschaft wird nur für echte Notfälle geweckt.
Kann der Assistent direkt einen Handwerker beauftragen?
Nein, und das ist auch nicht sinnvoll. Er bereitet die Beauftragung vor, indem er alle Angaben inklusive der Erreichbarkeitszeiten des Mieters erfasst — das ist der Teil, an dem es in der Praxis hakt.
Wie reagieren Mieter darauf?
Gemischt, wie überall. Entscheidend ist, dass echte Notfälle ohne Umweg beim Menschen landen und dass jederzeit an einen Menschen weitergeleitet wird, wenn jemand das ausdrücklich möchte. Beides gehört in den Prompt.