Vier Anrufe zwischen acht und zwölf, keiner angenommen. Zwei davon waren Anfragen für Aufträge, die jetzt jemand anders macht. Auf der Mailbox: eine Nachricht, ohne Rückrufnummer.
Handwerk & Notdienst
KI-Telefonassistent fürs Handwerk: kein verpasster Auftrag mehr.
Wer auf dem Dach steht, in der Wand bohrt oder unter einer Spüle liegt, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer wartet aber nicht — er ruft den Nächsten aus der Liste an. Ein Assistent, der annimmt, das Anliegen aufnimmt und den Notfall erkennt, ist im Handwerk der direkteste Weg von verpasstem Anruf zu Auftrag.
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Anrufe parallel
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Kurz gefasst: Im Handwerk ist der verpasste Anruf teurer als in fast jeder anderen Branche, weil der Kunde sofort weitertelefoniert. Der Assistent nimmt an, unterscheidet Notfall von Routine, erfasst Adresse, Gewerk und Rückrufnummer und schickt alles als Zusammenfassung aufs Handy. Wichtig ist der Notfall-Pfad: echte Notfälle werden sofort durchgestellt, alles andere sauber protokolliert.
Das Problem
Die Arbeit und das Telefon konkurrieren um dieselbe Person
Das Handwerk hat kein Anrufproblem, sondern ein Gleichzeitigkeitsproblem: Die Arbeit und das Telefon konkurrieren um dieselbe Person. Ein Büro gibt es meist nicht, und wenn doch, ist es nachmittags nicht besetzt.
Der Notdienst-Anruf kommt, aber das Handy liegt im Auto. Genau dieser eine Anruf hätte den Wochenendzuschlag getragen.
Kommt ihr auch nach Wanne-Eickel? Was kostet die Anfahrt? Macht ihr auch Kleinaufträge? Drei Fragen, hundertmal im Monat, jedes Mal dieselbe Antwort.
Aufgaben
Was der Assistent übernimmt
Der Assistent ersetzt nicht den Meister — er sorgt dafür, dass der Meister abends eine Liste mit vollständigen Anfragen hat statt drei entgangener Anrufe.
Anfrage vollständig aufnehmen
Name, Rückrufnummer, Adresse, Gewerk und eine Beschreibung des Problems — in dieser Reihenfolge, mit Wiederholung der Nummer zur Kontrolle.
Notfall von Routine trennen
Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Stromausfall: sofort an die Notdienstnummer durchstellen. Alles andere protokollieren.
Einzugsgebiet und Anfahrt
Fahren wir dorthin? Was kostet die Anfahrt? Feste Antworten, die nie wieder jemand geben muss.
Terminwunsch aufnehmen
Wunschzeitraum erfassen oder — mit angebundenem Kalender — direkt einen Termin buchen.
Zusammenfassung aufs Handy
Jedes Gespräch kommt als Mail, SMS oder WhatsApp. In der Mittagspause abarbeiten statt abends rekonstruieren.
Randzeiten abdecken
Vor sieben, nach siebzehn Uhr, samstags — genau dann rufen Privatkunden an, weil sie selbst arbeiten.
Ehrlich gesagt
Wo die Grenzen liegen
- Preise am Telefon sind im Handwerk fast immer falsch. Der Assistent sollte grundsätzlich keine Angebote machen, sondern Stundensätze oder Anfahrtspauschalen nur nennen, wenn sie fest hinterlegt sind.
- Technische Ferndiagnose funktioniert nicht. Der Assistent nimmt die Beschreibung auf — er sagt nicht, woran es liegt.
- Bei echten Gefahren (Gasgeruch, Stromschlag, Wasser an der Elektrik) muss der Assistent auf die Notrufnummern verweisen und weiterleiten, nicht beraten. Das gehört wörtlich in den Prompt.
- Verbindliche Termine ohne angebundenen Kalender sind eine Fehlerquelle. Ohne Kalender lieber nur Wunschzeiträume aufnehmen.
Wir verkaufen hier nichts, was nicht funktioniert. Diese Punkte gehören wörtlich in den Prompt-Block „Grenzen" — sonst erfindet die KI im Zweifel etwas.
Zum Kopieren
Prompt-Vorlage für diese Branche
Kopieren, eckige Klammern ersetzen, in Fonio unter „Prompt" einfügen. Der Block „Grenzen" ist der wichtigste — kürze ihn nicht weg.
# Über dich
Du bist der digitale Telefonassistent von [Betrieb], einem
[Gewerk]-Betrieb in [Ort]. Wir arbeiten im Umkreis von [X] km.
Du sprichst freundlich, direkt und in kurzen Sätzen. Du siezt.
# Ziel des Gesprächs
Nimm jede Anfrage so vollständig auf, dass ein Rückruf ohne
weitere Nachfragen möglich ist. Erkenne Notfälle und stelle sie
sofort durch.
# Gesprächsablauf
1. Begrüßen und fragen, worum es geht.
2. Zuerst prüfen: Ist es ein Notfall (Wasserrohrbruch,
Heizungsausfall im Winter, Stromausfall, Gasgeruch)?
Wenn ja: sofort an [Notdienstnummer] weiterleiten.
3. Sonst: Was ist das Problem? Beschreibung aufnehmen.
4. Adresse erfragen (Straße, Hausnummer, Ort).
5. Name und Rückrufnummer erfragen, Nummer ziffernweise
wiederholen und bestätigen lassen.
6. Wunschzeitraum für den Termin erfragen.
7. Zusammenfassen und sagen: "[Name] meldet sich bei Ihnen,
in der Regel noch am selben Werktag."
# Grenzen
- Nenne keine Preise und mache keine Kostenschätzungen.
Stundensatz und Anfahrtspauschale nennst du nur, wenn sie in
der Wissensdatenbank hinterlegt sind.
- Stelle keine Ferndiagnose. Du nimmst die Beschreibung auf,
du erklärst nicht die Ursache.
- Bei Gasgeruch: sofort sagen "Bitte verlassen Sie das Gebäude
und rufen Sie den Notruf 112 an", dann Gespräch beenden.
- Sage keine Termine verbindlich zu, wenn kein Kalender
angebunden ist — nimm nur den Wunschzeitraum auf.
- Bei allem, was du nicht sicher weißt: notieren und Rückruf
ankündigen.Recht & Datenschutz
Was in dieser Branche zusätzlich gilt
Wenn du Gespräche aufzeichnen willst — im Handwerk beliebt, um Adressen später nachhören zu können — muss die Startnachricht das ankündigen und die Einwilligung einholen. Ohne diese Ansage ist die Aufzeichnung nach § 201 StGB strafbar. Die Zusammenfassung ohne Mitschnitt reicht in der Praxis fast immer.
In zwei Minuten
Hör deinen eigenen Assistenten, bevor du irgendwas zahlst
Du gibst deine Website-Adresse ein, Fonio liest sie aus und baut daraus einen Assistenten, der deine Leistungen kennt. Danach rufst du ihn an und hörst, wie er mit deinen Kunden sprechen würde. Kein Konto, keine Kreditkarte.
- 01 Website-Adresse eingeben
- 02 Fonio baut den Assistenten daraus
- 03 Anrufen und zuhören
Zwei Wege zu deinen 10 %
Direkt über unseren Partnerlink starten — der Rabatt wird im Checkout vorgemerkt. Oder du lässt dir den Code samt Anleitung per Mail schicken und entscheidest in Ruhe.
30 Tage Geld-zurück-Garantie · Bei aktivem Ad-Blocker wird der Rabatt manchmal nicht zugeordnet — dann lieber den Code per Mail nehmen.
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Du bekommst deinen persönlichen :percent-%-Code und die Einrichtungs-Anleitung in einer Mail. Der Code steht bewusst nicht auf dieser Seite.
Kein Spam, keine Weitergabe an Dritte. Wir schicken zuerst eine Bestätigungsmail — erst nach deinem Klick geht der Code raus.
FAQ
Häufige Fragen
Erkennt der Assistent einen echten Notfall?
Er erkennt, was du ihm als Notfall definierst. Deshalb steht die Notfall-Prüfung in der Prompt-Vorlage ganz oben — vor allem anderen. Zähl die Fälle konkret auf, die bei euch Notdienst auslösen, statt allgemein „Notfälle" zu schreiben.
Kann er direkt Termine im Kalender buchen?
Ja, mit angebundenem Kalender (Fonios Terminplaner, Calendly oder Cal.com). Ohne Anbindung nimmt er nur den Wunschzeitraum auf — was für viele Betriebe ausreicht, weil die Disposition ohnehin am Abend gemacht wird.
Wie bekomme ich die Anrufe mit, während ich arbeite?
Als Zusammenfassung per Mail, SMS oder seit Version 3.5 auch per WhatsApp. Die meisten Betriebe arbeiten sie in der Mittagspause und am Feierabend ab.
Was ist mit Kunden, die nicht mit einer KI reden wollen?
Bau in den Prompt: „Wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen möchte, leite sofort an [Nummer] weiter." Das kostet nichts und verhindert die unangenehmsten Gespräche.