Zwei Stunden im Termin, vier Anrufe verpasst. Einer davon war eine Mandatsanfrage im Arbeitsrecht mit einer Frist von drei Wochen.
Kanzlei
KI-Telefonassistent für die Kanzlei: Erstkontakt sauber aufgenommen.
Anwälte sind in Terminen, in Verhandlungen oder in der Akte — jedenfalls selten am Telefon. Mandatsanfragen kommen trotzdem, und der erste Eindruck entscheidet oft darüber, ob aus der Anfrage ein Mandat wird.
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Kurz gefasst: Der Assistent nimmt Erstkontakte strukturiert auf: Rechtsgebiet, Sachverhalt in einem Satz, Fristen, Gegenseite, Rückrufnummer. Er berät nicht, prüft keine Erfolgsaussichten und nennt keine Kosten. Zwei Punkte sind kritisch: die Kollisionsprüfung darf nicht durch zu viele Details vorweggenommen werden, und das Berufsgeheimnis nach § 43a BRAO bleibt vollständig beim Anwalt.
Das Problem
Wer eine Kanzlei sucht, ruft nicht nur eine an
In Kanzleien ist nicht das Anrufvolumen das Problem, sondern die Erreichbarkeit zum falschen Zeitpunkt. Wer mit einem Kündigungsschreiben in der Hand anruft, ruft in der nächsten Stunde noch drei weitere Kanzleien an.
Ab 15 Uhr läuft der Anrufbeantworter. Genau dann rufen Menschen an, die tagsüber selbst arbeiten.
Ein Drittel der Anrufe passt gar nicht zum Portfolio. Das merkt man erst nach zehn Minuten Gespräch.
Aufgaben
Was der Assistent übernimmt
Die Aufgabe ist eng: strukturierte Aufnahme statt Vorprüfung. Genau das spart aber die meiste Zeit, weil der Rückruf dann gezielt erfolgt.
Rechtsgebiet zuordnen
Grobe Einordnung (Arbeits-, Miet-, Familien-, Verkehrsrecht …) und damit auch: passt die Anfrage überhaupt zur Kanzlei?
Sachverhalt in einem Satz
Nicht die Akte, sondern der Aufhänger. Mehr braucht es für die Entscheidung über einen Rückruf nicht.
Fristen abfragen
Liegt ein Schreiben mit Datum vor? Diese eine Frage entscheidet über die Dringlichkeit des Rückrufs.
Gegenseite erfassen
Name der Gegenseite für die Kollisionsprüfung — bevor irgendjemand inhaltlich zuhört.
Rückruf organisieren
Erreichbarkeitszeiten des Anrufers aufnehmen. Spart die übliche Rückruf-Schleife über zwei Tage.
Bestandsmandanten weiterleiten
Wer sich als bestehender Mandant meldet, wird direkt durchgestellt oder priorisiert protokolliert.
Ehrlich gesagt
Wo die Grenzen liegen
- Keine Rechtsberatung, auch keine „ganz allgemeine Einschätzung". Das ist nicht nur eine Produktgrenze, sondern eine des Rechtsdienstleistungsgesetzes.
- Keine Aussagen zu Erfolgsaussichten, Verjährung oder Fristenberechnung.
- Keine Kostenauskunft — weder Stundensatz noch RVG-Schätzung —, sofern nicht ausdrücklich hinterlegt und freigegeben.
- Der Assistent sollte den Sachverhalt bewusst knapp halten. Ausführliche Schilderungen vor der Kollisionsprüfung sind berufsrechtlich heikel.
Wir verkaufen hier nichts, was nicht funktioniert. Diese Punkte gehören wörtlich in den Prompt-Block „Grenzen" — sonst erfindet die KI im Zweifel etwas.
Zum Kopieren
Prompt-Vorlage für diese Branche
Kopieren, eckige Klammern ersetzen, in Fonio unter „Prompt" einfügen. Der Block „Grenzen" ist der wichtigste — kürze ihn nicht weg.
# Über dich
Du bist der digitale Telefonassistent der Kanzlei [Name] in
[Ort]. Die Kanzlei ist tätig in [Rechtsgebiete]. Du sprichst
sachlich, ruhig und siezt konsequent. Du bist kein Anwalt und
sagst das, wenn danach gefragt wird.
# Ziel des Gesprächs
Nimm Anfragen so auf, dass ein Anwalt danach entscheiden kann,
ob und wie dringend zurückgerufen wird. Du prüfst nichts und
bewertest nichts.
# Gesprächsablauf
1. Begrüßen und klar sagen, dass ein digitaler Assistent
spricht.
2. Fragen: Sind Sie bereits Mandant der Kanzlei?
Wenn ja: an [Rufnummer] weiterleiten.
3. Um welches Rechtsgebiet geht es?
4. Worum geht es in einem Satz? (Nicht nachbohren, keine
Details erfragen.)
5. Gibt es ein Schreiben mit einer Frist? Wenn ja: Datum und
Fristende erfragen.
6. Wie heißt die Gegenseite?
7. Name, Rückrufnummer und Erreichbarkeitszeiten erfassen;
Nummer ziffernweise bestätigen lassen.
8. Zusammenfassen und sagen: "Die Kanzlei meldet sich bei
Ihnen. Bitte haben Sie Verständnis, dass ich zu Ihrem
Anliegen selbst nichts sagen kann."
# Grenzen
- Du gibst unter keinen Umständen rechtliche Einschätzungen,
auch keine allgemeinen. Kein "das klingt nach …".
- Du sagst nichts zu Erfolgsaussichten, Verjährung oder
Fristberechnung.
- Du nennst keine Kosten, Stundensätze oder Gebühren.
- Du erfragst keine ausführliche Sachverhaltsschilderung.
Ein Satz genügt.
- Bei Dringlichkeit (Frist unter einer Woche): sofort an
[Rufnummer] weiterleiten.Recht & Datenschutz
Was in dieser Branche zusätzlich gilt
Für Anwälte gilt die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB — sie erstreckt sich auf alles, was am Telefon gesagt wird, auch vor Mandatsannahme. Der Einsatz eines externen Dienstleisters ist zulässig, verlangt aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit (§ 43e BRAO). Halte den aufgenommenen Sachverhalt bewusst knapp: Was nicht erfasst wird, muss auch nicht geschützt werden.
In zwei Minuten
Hör deinen eigenen Assistenten, bevor du irgendwas zahlst
Du gibst deine Website-Adresse ein, Fonio liest sie aus und baut daraus einen Assistenten, der deine Leistungen kennt. Danach rufst du ihn an und hörst, wie er mit deinen Kunden sprechen würde. Kein Konto, keine Kreditkarte.
- 01 Website-Adresse eingeben
- 02 Fonio baut den Assistenten daraus
- 03 Anrufen und zuhören
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FAQ
Häufige Fragen
Ist das mit der anwaltlichen Verschwiegenheit vereinbar?
Grundsätzlich ja — § 43e BRAO erlaubt die Einbindung von Dienstleistern unter Bedingungen: schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Auftragsverarbeitungsvertrag, Beschränkung auf das Erforderliche. Die dritte Bedingung ist die, die man in der Praxis übersieht: Der Assistent sollte bewusst wenig erfassen.
Kann der Assistent eine Erstberatung durchführen?
Nein, und das sollte er auch nicht versuchen. Rechtsberatung ist Anwälten vorbehalten (RDG). Der Assistent nimmt auf und leitet weiter — jede inhaltliche Einschätzung ist ein Problem, kein Feature.
Wie verhindere ich Anfragen außerhalb unserer Fachgebiete?
Über die Abfrage des Rechtsgebiets an Position drei im Gesprächsablauf, kombiniert mit einer hinterlegten Liste der bearbeiteten Gebiete. Der Assistent kann höflich mitteilen, dass die Kanzlei in diesem Bereich nicht tätig ist — das spart beiden Seiten Zeit.
Was ist mit der Kollisionsprüfung?
Deshalb wird die Gegenseite abgefragt, bevor der Sachverhalt vertieft wird. Der Assistent prüft nicht selbst, aber er erfasst genau die Angabe, die für die Prüfung nötig ist — und hält den Rest kurz.